Organização e produtividade: Qual a relação e como otimizá-las?

Organização e produtividade: Qual a relação e como otimizá-las?

Produtividade é um fator que influencia diretamente o sucesso de uma empresa. Contudo, nem sempre os processos do dia a dia ocorrem como deveriam. Com isso, perde-se tempo e, consequentemente, eficiência. Sendo assim, é importante entender a relação entre organização e produtividade.

Qual a ligação entre organização e produtividade?

Conseguir a melhor produtividade dos profissionais de uma empresa é o maior desafio de quem tem um cargo de gestão. Mais do que uma equipe habilidosa, é fundamental que os trabalhos sejam realizados. Ou seja, quanto mais rápido e melhor as tarefas forem feitas, maior o nível de produtividade.

Contudo, quando falamos em diversos profissionais trabalhando juntos, nem sempre isso acontece. Diferença de tarefas, atrasos recorrentes e outros fatores podem interferir em todo o projeto.

Para evitar isso, é fundamental que todos estejam em sintonia. Nesse sentido, a relação entre organização e produtividade é essencial. Ou seja, é preciso contar com um bom fluxo de trabalho. Dessa forma, cada processo é estruturado para facilitar os projetos da empresa e ganhar tempo.

Como organizar o fluxo de trabalho?

Independentemente de qual metodologia você use, organizar o fluxo de trabalho pode trazer diversos benefícios à empresa. Desde a qualidade das tarefas até o cumprimento de prazos, um bom workflow é o que permite relacionar organização e produtividade.

Para criá-lo, existem diversos aspectos que você pode adotar. Veja alguns deles a seguir.

Entenda os seus recursos

Fazer um inventário sobre os recursos que você tem é a melhor forma de iniciar um projeto novo ou fazer mudanças em algo já existente. Aqui, não só materiais físicos, mas também pessoas, tempo, espaço e caixa devem ser contabilizados.


Documente os processos

Ter os processos da empresa documentados é a melhor forma de sanar dúvidas e entender o uso dos recursos na prática. Nessa parte, cada fase de uma tarefa deve ser considerada com detalhes.


Crie um mapa de ação

Um mapa de ação é uma forma de definir o “como fazer” de cada processo. Assim, é possível garantir não só padrão no fluxo de trabalho, mas que qualquer pessoa envolvida possa ter um guia adequado para agir.

Use ferramentas a seu favor

Produtividade e tempo são fatores inversos. Quanto menos tempo gasto na tarefa, mais produtiva se alcança. Para isso, existem muitas ferramentas para usar. Por exemplo, elas podem realizar trabalhos automaticamente ou unir informações essenciais.

Avalie os resultados

Nenhum fluxo de trabalho funciona se você não acompanhar os resultados. Por isso, é preciso medi-lo com frequência. Caso haja algum problema no processo, é preciso entender qual fator não está funcionando e pensar em uma solução. Além disso, é importante se adaptar às melhores soluções, caso surja a necessidade ou a oportunidade.

Padronize a comunicação

Além de padronizar as tarefas, também é fundamental usar a mesma comunicação para que a equipe se entenda. Por exemplo, não basta investir em tecnologia que realize algumas funções, mas a troca de informações ocorrer da forma que cada um deseja.

Ou seja, um profissional usa e-mail e envia seu trabalho por lá. Já outro, recebe esse material e o modifica, enviando o resultado por mensagem instantânea. Assim, perder informações é muito fácil. Por isso, vale a pena acompanhar o projeto e entregar tarefas em um só lugar.

Por que dados ajudam a aumentar a produtividade?


Para que um fluxo de trabalho funcione, é preciso avaliá-lo. Para isso, não há forma melhor do que analisar os dados reais que você obtiver. Assim, é possível criar relatórios e tomar decisões mais precisas e rápidas, economizando não apenas tempo, mas recursos financeiros; o que também leva a uma maior produtividade.

Organização e produtividade estão relacionadas. Em uma empresa, investir no fluxo de trabalho é uma forma de garantir a ligação entre esses dois fatores. Seguindo algumas dicas e fazendo a análise de dados, é possível determinar se ele funciona. Assim, os recursos são melhor utilizados e é possível alcançar maior produtividade

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