5 motivos para usar assinatura digital em contratos

5 motivos para usar assinatura digital em contratos

E ela veio na hora certa. Com negociações cada vez mais volumosas e envolvendo partes de vários pontos do mundo, não faltava necessidade e vontade de dar agilidade a esses processos. A adoção da assinatura digital em contratos é uma forma de alcançar esses e outros objetivos.

Apesar disso, muitos ainda têm dúvidas sobre aderir ou não a ela, sobretudo no que diz respeito à segurança e à validade jurídica. Por isso, neste artigo, você verá 5 motivos para utilizar assinatura digital em contratos, entender a validade desse tipo de assinatura e, ainda, saber que tipo contrato pode ser assinado com ela. Acompanhe!

Por que usar assinatura digital em contratos?

Segurança

Com a certificação digital assinar digitalmente contratos e documentos é ainda mais seguro do que manualmente – apesar de muitos acharem que não. Isso porque cada assinatura digital está associada a um certificado digital válido, que contém dados do assinante cifrados por duas chaves criptográficas, uma pública e uma privada.

Essas chaves das assinatura digital garantem que o assinante é mesmo quem é, assim como que ele foi quem assinou o documento. Qualquer alteração automaticamente invalida a assinatura digital, que também pode passar por processo de validação.

Comparado a uma assinatura manual, que pode ser facilmente falsificada, esses requisitos são um incremento em segurança.

Redução de custos

Contratos importantes podem ser formados por dezenas de páginas e várias vias, assinadas por partes de vários lugares do mundo. Nada fora da normalidade em uma economia digital e global.

Mas o gasto financeiro com papel e impressão do material, somado aos custos com taxas de cartório, traslado das vias e outras despesas que podem surgir ao longo do caminho – como ligadas a extravio e arquivamento -, tem sido alto.

Se, até então, esse custo era considerado inerente aos negócios, com a possibilidade da assinatura digital dos contratos, todas estas despesas deixam de existir automaticamente, pois os documentos nascem e permanecem no ambiente digital.

Agilidade e flexibilidade para assinatura

Mais que economia em custos, os mesmos motivos que citamos acima geram economia de tempo.

Se o documento está na nuvem do software de assinatura digital de contratos, enviá-lo por correio não é mais necessário. Automaticamente, o sistema notifica quem precisa assinar. Dessa forma, a assinatura de todas as vias pode ser concluída em poucos minutos, mesmo com diversas partes envolvidas.

E nós fizemos a conta de quanto tempo você pode ganhar: organizações que optam pela assinatura digital de contratos reduzem o tempo de assinatura em até 90%

Eficiência na gestão dos contratos

Assim como economia com despesas e tempo, a gestão dos contratos e documentos digitais é mais fácil. Todo esse processo é executado dentro de um software de assinaturas, que tem um fluxo criado para otimizar o processo de ponta a ponta, centralizando-o.

Se há uma ordem correta de assinaturas, por exemplo, a plataforma, além de permitir essa organização, envia automaticamente o contrato para cada signatário no momento certo.

Seus contratos sem papel

A eliminação do contrato em papel também tem um impacto positivo não apenas para os envolvidos e a gestão, mas também para espaços e meio ambiente.

Sem necessidade de impressão e de arquivos, a empresa poderá destinar antigos espaços reservados a documentos a outros fins e, de quebra, ganhar em sustentabilidade.

Há possibilidade, inclusive, da reversão em créditos de carbono para empresas que optem por este tipo de tecnologia. Isso pode ser muito interessante para organizações que trabalham com processos industriais e demandam a assinatura de um alto número de documentos.

Falamos acima que toda a gestão de uma assinatura digital de contrato, assim como a própria assinatura – independentemente do tipo escolhido -, é feita por meio de softwares.

Além de otimizar o trabalho, eles garantirão o nível de segurança necessário para o processo em si.

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